Sygefraværsprojektet har nye værktøjer klar: Skab bedre trivsel og forebyg fravær

Hvordan håndterer man den svære sygefraværssamtale? Hvad med sygefraværspolitikken? Hvad kan man gøre for at lære hinanden bedre at kende og øge tilliden til hinanden i en travl og omskiftelig hverdag? Det er nogle af de spørgsmål, som medarbejdere og ledelse på 41 apoteker igennem de seneste to år har arbejdet med og reflekteret over. Apotekerne har deltaget i det store fælles sygefraværsprojekt mellem Farmakonomforeningen og Apotekerforeningen, som udspringer af OK18.

Projektet er færdigt, og resultaterne af de 41 apotekers store arbejde med at sætte fokus på sygefravær og trivsel blandt farmakonomer ligger nu klar til at komme ALLE landets apoteker til gavn.

Rådgivningsvirksomheden CRECEA har stået for projektet. De har udviklet en værktøjskasse, som kan inspirere, motivere og give konkrete bud på, hvordan medarbejder og ledelse i fællesskab kan arbejde med at skabe en bedre trivsel og forebygge sygefravær ude på apotekerne.

En levende værktøjskasse
Værktøjskassen, der har fået sin egen hjemmeside, består af fem rum, som afspejler det forløb, som de 41 apoteker har været igennem.

Arbejdsmiljøkonsulent hos CRECEA, Maja Frahm Oue, har ledet sygefraværsprojektet og udviklingen af værktøjskassen. Hun fortæller:

– Overordnet – man kan kalde det låget på værktøjskassen – er TRIO-samarbejdet. Grundlaget for et styrket samarbejde er en fælles indsats mellem ledelse og medarbejdere. I de fire andre rum kan man så dykke ned og finde værktøjer alt efter behov, fx til sygefraværssamtalen, det gode møde, fordelingen af arbejdet fra morgenstunden og mange flere.

Hun kalder værktøjskassen for levende. Der er videoer, animationsfilm, manualer til at printe ud, slideshows og tekst – alt efter, hvad der passer bedst til det enkelte apotek.

God trivsel og en attraktiv arbejdsplads
Farmakonomforeningens formand, Ann-Mari Grønbæk, er rigtig glad for, at projektet kan præsentere en række virkelig gode redskaber, der kan bruges i det videre arbejde med en forebyggende sygefraværsindsats på apotekerne.

– Målet med sygefraværsprojektet er at skabe den gode trivsel og en attraktiv arbejdsplads på alle apoteker, så sygefraværet kan nedbringes. Midlet har været at samle erfaringer og redskaber til at styrke arbejdsmiljøet, som kan tilbydes alle apoteker – også dem, som ikke har deltaget i projektet, siger hun.

– Jeg håber, at der er mange, der vil tage dem i brug ude på apotekerne.

Samarbejde efter sammenlægning
Et af de apoteker, som har været med i projektet, og derfor allerede har brugt nogle af redskaberne, er Varde Apotek, Varde Østervold Apotek, Nørre Nebel Apotek og Oksbøl Apotek. Her har farmakonom og  arbejdsmiljørepræsentant Mette Æbelø-Nielsen tre gange i løbet af projektet været på undervisningsforløb sammen med apotekeren og tillidsrepræsentanten.

– Idéen til at være med i projektet kom fra min apoteker, og jeg syntes, at det var godt, at han gik forrest og meldte os til, fortæller hun.

– Det var nu ikke, fordi vi havde de store problemer med sygefravær hos os. Vores udfordringer gik snarere på, at vi tilbage i 2017 var blevet sammenlagt fire afdelinger. Vi havde ikke rigtigt grejet, hvordan vi skulle arbejde  sammen og lære hinanden at kende. Da projektet jo også handlede om trivsel, så tænkte vi: Lad os prøve at komme afsted og få input til vores udfordringer med sammenlægningen, som vi kan tage med os hjem og prøve af.

Og trioen – arbejdsmiljørepræsentanten, tillidsrepræsentanten og lederen –  fra Varde og omegn fik allerede fra første undervisningsforløb, hvor de deltog sammen, både ny viden og konkrete værktøjer, de kunne tage med sig tilbage og præsentere for medarbejderne og arbejdere videre med. 

– Inspireret af forløbene fik vi planlagt nogle sociale arrangementer for at ryste os sammen. Vi fik også lagt noget rotation ind i vagtplanen, så alle kom ud og arbejde på skift i apotekets fire afdelinger, siger Mette Æbelø-Nielsen.

Information er altafgørende
For at komme godt igennem en fusionsproces er information – både fra ledelsen og medarbejderne imellem – altafgørende. Mette Æbelø-Nielsen, hendes leder og tillidsrepræsentanten hørte på et af undervisningsforløbene, at man andre steder havde haft god gavn af at holde informationsdage, hvor alle får den samme viden samtidig. 

– Så vi tænkte, at det da også var noget for os. Derfor bruger vi nu intranettet meget mere aktivt til at informere. Vi har også ændret vores mødestruktur. Hvor vi tidligere havde et kortere fællesmøde hver 14. dag, holder vi nu en info-dag hver 6. uge, hvor vi har længere tid til at tale sammen, fortæller Mette.

– Der er tid til at sparre mere med hinanden, og så har vi også en frokostpause med plads til at tale om noget, der ikke er fagligt. Det har været en stor succes, selvom corona selvfølgelig har gjort sit til at lægge forhindringer ud for vores nye møder.

Udfordring med fusioner og nye afdelinger
Maja Frahm Oue peger netop på fusioner af apoteker og nye afdelinger som en af de helt store udfordringer for arbejdsmiljøet og trivslen blandt farmakonomer på landets apoteker. 

– Mange har fået en anderledes hverdag end tidligere. Man har fået nye kolleger, man skal lære at kende og samarbejde med, og man skal arbejde på flere lokationer, siger hun.

– Samtidig er konkurrencen også blevet hårdere apotekerne imellem. Det kan risikere at gå ud over trivslen og dermed føre til et øget sygefravær.

Godt at få talt om sygefravær
Sygefravær har dog ikke været et særligt stort problem på apoteket i Varde, Nørre Nebel og Oksbøl. Alligevel mener Mette Æbelø-Nielsen, at det er godt at få talt om sygefravær, og hvordan det bliver grebet an.

– Vi havde i vores personalehåndbog en beskrivelse af, hvordan apotekeren vil indkalde til en samtale, hvis en fra personalegruppen havde x antal sygedage i en given periode, fortæller hun.

– Det blev ikke rigtigt håndhævet. Det var min apoteker egentlig også selv ærgerlig over, for idéen er jo god. Men det er bare et følsomt emne.

På projektet lærte Mette Æbelø-Nielsen og de to andre, hvordan man kan gribe den svære snak om sygefravær an.

– Hvis en af dine kolleger har mange sygedage, kan der jo være noget galt på arbejdspladsen, og det kan vi måske hjælpe hinanden med at få løst, påpeger Mette.

– Det gælder om at have tillid til hinanden, og at vi i fællesskab kan skabe trivsel. Konkret fik vi i trioen  formuleret nogle spørgsmål, som vi synes vores leder kunne stille. Efterfølgende præsenterede vi “sygefraværssamtalen" og spørgsmålene på et personalemøde.

En fælles forståelse
Som arbejdsmiljørepræsentant har det været et stort plus for Mette Æbelø-Nielsen at være afsted sammen med sin leder og tillidsrepræsentanten.

– Tit er man alene afsted på et kursus. Så kan det virke helt russisk på lederen og kollegerne, når man kommer hjem og fortæller, hvad man har lært, siger Mette.

– Når man både har sin leder og tillidsrepræsentant med, har man alle muligheder for at gå hjem og lave nogle forandringer. Så har vi en fælles forståelse af, hvad vi har hørt og lært, og hvordan vi kan bruge det her hos os.

Fundamentet for projektet er da også, ifølge Maja Frahm Oue, at medarbejdersiden og ledelsen har fælles aktier i en god trivsel.

– Når man tager sammen afsted og får nogle inputs, skaber det et rum for, at man også får en fælles opfattelse af, hvad der er udfordringerne på ens eget apotek, og hvordan de bedst kan løses, siger Maja.

Bare med at komme i gang
Værktøjskassen er tilgængelig på nettet fra 1. december 2021. Har man brug for hjælp til at komme i gang afholder CRECEA i begyndelsen af det nye år værktøjskurser otte forskellige steder i landet, hvor ledelse, arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentant kan tage afsted sammen.

Ann-Mari Grønbæk opfordrer til at melde sig til kursusdagene i begyndelsen af det nye år.

– Jeg håber meget, at flere apoteker vil benytte sig af muligheden for få hjælp til at komme i gang med arbejdet og med redskaberne. Når jeg hører, hvad de, der allerede har deltaget, har fået ud af det, så er det bare med at  komme i gang, siger Farmakonomforeningens formand.

Mette Æbelø-Nielsen er enig:

– Jeg er meget positivt overrasket over, hvor meget vi fik ud af at høre om de andres erfaringer. Vi fik mere med hjem, end jeg havde regnet med, og mine kolleger har virkelig bakket op.